事業が軌道にのってくると、「一人ではこれ以上無理」という壁にぶつかることが必ず出てきます。そうなると今度は、人材確保のために従業員を雇うことになります。

初めて従業員を雇用するときは、様々な手続きが必要です。手順を間違ってしまうと、せっかく採用した従業員に迷惑をかけてしまうなど、信頼を失いかねません。従業員と良好な関係を築くためにも、雇用主としての義務や心構えをしっかり身につけておきましょう。

STEP.1:雇用契約書を交わす

採用する人が決まったら、まずは「雇用契約書」を交わしましょう。雇用契約書は、同時に「労働条件通知書」としての役割も果たすため、雇用形態に関わらず絶対に発行する必要があります。

なお、労働条件通知書とは、労働条件を明確に表した書面のこと。雇用契約書に労働条件通知書の内容を記載するのが一般的です。労働条件通知書として記載すべき最低限必要な事項は、以下の通りになります。ただし、これはあくまでオーソドックスな内容です。業種や雇用形態によって追加すべき事項がありますので、注意してください。

・契約の期間
・更新の有無
・更新の条件
・就業する場所
・始業・終業・休憩の時刻
・休日・休暇に関する事項
・賃金の決定方法
・賃金の支払方法・締め日・支払日
・業務内容
・退職に関する事項

雇用契約書を結ぶ際は、従業員からも書類などを提出してもらう必要があります。主な書類は以下の通りになりますが、従業員の事情によっては必要となる書類が多少異なってくるので注意してください。

・履歴書または職務経歴書
・住民票
・給与所得者の扶養控除等申請書
・年金手帳
・健康保険被扶養者(異動)届
・雇用保険被保険者証

上記にあげた書類の中には、取得するまでに時間がかかるものもあります。そのため、従業員にもなるべく早めに必要な書類を伝えておくようにしましょう。

STEP.2:社会保険に加入する

雇用契約書を交わしたら、つぎは「社会保険」の手続きです。社会保険とは、健康保険、厚生年金、介護保険のことを指します。まずは従業員に加入義務があるかどうかを確認しましょう。以下の条件に当てはまる雇用者は、基本的に加入義務が生じます。

・常時雇用される従業員(=正社員)
・1か月の労働日数が正社員の概ね4分の3以上であるアパート・アルバイト
・1日又は1週の労働時間が正社員の概ね4分の3以上であるアパート・アルバイト

社会保険の適用手続きは、最寄りの年金事務所で行います。適用申請書を書いて年金事務所に持っていくだけでOKです。会社を設立して社会保険に加入した際に担当してもらった人に対応してもらうと、余計なやり取りをしなくてすみます。適用手続きは雇用してから5日以内にすべきだと決まっているので、早めに動くようにしてください。忙しくて年金事務所まで行けない場合は、適用申請書をFAXまたは郵送でも対応してくれるか確認してみるといいでしょう。

STEP.3:労働保険に加入する

労働保険とは、労災保険と雇用保険のことを指します。基本的に全ての法人・個人事業において加入義務がある保険です。農林水産業で常時5人未満の事業所は任意ですが、それ以外の事業では加入義務が発生します。

労災保険は、家族以外の従業員を雇った場合に、加入手続きをする必要があり、アルバイトももちろん対象となります。雇用保険は1週間の労働時間が20時間以上でなおかつ31日以上の雇用が見込まれている従業員を雇用した時に対象となります。労働保険の手続きは事業によって異なるのが特徴で、農林漁業・建設業等 は労災保険と雇用保険の手続きを別に行う必要があります。
一方、それ以外の事業は労災保険と雇用保険の手続きをまとめて行うことが可能です。具体的な手続きとしては、最寄りの労働基準監督署に届け出を出すことが必要で、雇用開始から10日以内に行う必要があります。

なお、労働保険の届け出書類は社会保険よりも複雑です。そのため、労働基準監督署の職員の指導を受けながらその場で記述するのが一番いいでしょう。1時間以上のやり取りにはなりますが、何度も修正を受けるよりは何倍も効率的です。従業員を雇うことになったらなるべく早めに社印をもって、労働基準監督署に行くようにしてください。

STEP.4:社内書類を作成する

保険の手続きが完了したら、社内で労務を管理する書類を用意しましょう。必要な書類は以下の3つです。

・賃金台帳
・労働者名簿
・出勤簿(タイムカード等)

作成するといっても昨今ではインターネットで無料のフォーマットがありますので、ダウンロードするだけでOKです。これらの書類は3年間保存することが義務付けられているので、ファイルに管理するなど、きちんと整理をしておきましょう。

記事制作/イソダ カツヤ

ノマドジャーナル編集部
専門家と1時間相談できるサービスX-bookを介して、企業の課題を手軽に解決します。業界リサーチから経営相談、新規事業のブレストまで幅広い形の事例を情報発信していきます。