オフサイトミーティングはリラックス状態で行う会議
このところ、オフサイトミーティングを行う企業が増えています。オフサイトミーティングは、言葉の通りですが「オフサイト＝現場と離れた場所」で開催するミーティングのこと。
いつも働いている職場を離れて、観光地やカフェなど、普段とはまったく違う場所で、議論することで得られるメリットがあるようです。
オフサイトミーティングのメリット
肩の力が抜けた状態でよいアイディアがでる
オフサイトミーティングのメリットは、よいアイデアが出やすいというところにあります。
堅苦しい会議室ではない開放的な場所。なおかつ仕事を感じさせない、まったく別の場所で会議を行いましょう。そして、発言しづらい雰囲気を取り去り、上司や部下などの立場を取り払い、自由に活発な意見を出し合うことが目標になります。
旅行を絡めればリフレッシュできる
オフサイトミーティングに合わせて、社員旅行や宿泊研修をおこなう企業も多いようです。福利厚生の一環で、リフレッシュできる観光地などに身を置くことで、仕事で疲れた体を休める効果もあります。
社員全員がのびのびできるよう、自由行動の時間を設けるとさらに余暇を楽しめるでしょう。
オフサイトミーティングを企画するときの心得
いざオフサイトミーティングを企画することになったら、どのようなことに気を付ければよいでしょうか。成功させるポイントをお伝えします。
日常から離れたリラックスできる場所を選ぶ
「オフサイト」と言っても、場所だけ違うのでは意味がありません。いつも使っている同じような会議する場所を用意しても、あまり普段と変わらない環境ですよね。できるだけ、普段の会議室とはかけ離れた場所で実施するようにしましょう。
たとえば、温泉地や観光地、リゾートホテルなど会社から離れた遠い宿泊施設で行ったり、カフェ・古民家など普段の仕事を想像させないような「非日常」の空間がベストです。
目的やテーマを明らかにしておく
やみくもにオフサイトミーティングを実施しても、企画がムダになってしまう可能性があります。きちんと事前に目的やテーマを明らかにしておきましょう。
もちろん、ある問題を解決するための議論にしてもよいのですが、オフサイトミーティングをチームビルディングのためにおこなってもよいのです。
結果を出す組織作りのために開催したり、チームにより強い結束力をもたらすためににする実施するのもよいでしょう。
オフサイトミーティングの進め方
それでは実際にオフサイトミーティングをおこなう場合の、当日の進め方を解説してきます。
ファシリエーターが中立かつポジティブに進行する
ミーティングを中立の立場から進行していくファシリエーター。このファシリエーターの役割が、オフサイトミーティングではとても重要です。
ファシリエーターは、社員が立場や役職を超えて自由に活発に意見を出せるような雰囲気づくりを意識して、ミーティングを進行します。何か意見が出たときは、否定せずポジティブに受け入れ、議論を進めていきましょう。
参加者全員が議論に参加するよう話を振る
活発な議論のためには、全員が積極的に発言することが重要です。できるだけ参加者全員にまんべんなく話題を振り、ミーティングを盛り上げていきましょう。
決定権がありリーダーシップのある社員の意見ばかりになってしまうと、多様性のある自由な議論ができません。ほかの人とは違うキラリと光る独創的な発言を引き出すような雰囲気を演出しながら、いろんな立場の社員から話を聞きましょう。
オフサイトミーティングするオススメの場所
社員旅行とセットで、温泉地や観光地で選ぶ
リゾート地や温泉地、観光地など、余暇を楽しむ場所は、心も体もリラックスできるので、オフサイトミーティングにピッタリの場所です。たとえば、東京都内の会社であれば、熱海や箱根などの温泉地が人気でしょう。
箱根の「富士屋ホテル」や伊豆の旅館「青山やまと」など、オフサイトミーティングを誘致している施設もあります。WiFiや電源が完備されているミーティングに最適な部屋があるので、便利に活用できそうですね。
Wi-Fiなど備品が完備された専用施設も
開放的な大きな窓や、カラフルな什器を売りにしているレンタルスペースもオススメです。オフサイトミーティングをやる際に、あると便利なインターネット環境や電源、プロジェクターやスクリーンなどが完備されているので、ストレスなく会議を進められます。
非日常感のある古民家やカフェ
その他、非日常感を大切にするならば、古民家やカフェなどもオススメ。時間貸し可能な施設もたくさんあるので、探してみてはいかがでしょうか。
革新的なアイデアが飛び出すかも？
いつもの会議室では生まれないような革新的なアイデアが期待できるオフサイトミーティング。効果的に活用し、定期的に組織を活性化していきましょう。
